Debido a las solicitudes recibidas, el feedback recopilado de nuestros clientes y los últimos cambios normativos que afectan a las universidades en el Suministro Inmediato de Información del IVA (SII), SYMPOSIUM ha actualizado y mejorado el panel de gestión económica, implementado nuevas funcionalidades y ampliado los datos exportados.

Mejora y simplifica la gestión de la información económica de tus eventos

Estas novedades ya están disponibles de forma para los usuarios implicados en la gestión y administración de eventos.

Más y mejor información contable

Los organizadores y administradores podrán gestionar eficazmente la información contable de sus eventos, pues se habilita la exportación de todos los datos, un mejor filtrado e interrelación de los mismos.

Solicitud de datos para la facturación

Se ha ampliado y mejorado la solicitud de los datos de facturación. Así mismo, se podrá solicitar el envío de factura por correo postal ordinario.

Nuevo diseño de las facturas

El nuevo diseño de factura se adapta a la nueva normativa vigente mejorando las visualización de los datos. A partir de ahora se incluirán en facturar el detalle de inscritos, productos y servicios conceptos e impuestos especiales para garantizar el cumplimento de la normativa.

Nuevo flujo en la generación de facturas

El nuevo flujo de facturación permitirá que las facturas proforma estén accesibles durante el proceso de formalización del pago. Una vez tramitado el pago, las facturas proformas cambiaran de estado tomando el número secuencial de factura que le corresponda.

Esta nueva funcionalidad está disponible de forma gratuita todos los usuarios del Módulo de Facturación.

Os invitamos a profundizar más en las nuevas nuevas funcionalidades en los dos Webinars formativos que abordarán todos los cambios realizados por Symposium para adaptarse a la nueva normativa.

WEBINAR FORMATIVO 20/11/2017

El 25 de mayo de 2016 entró en vigor el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que sustituirá a la actual normativa vigente y que comenzará a aplicarse el 25 de mayo de 2018.

El Reglamento introduce nuevos elementos, que mejoran la capacidad de decisión y control de los ciudadanos sobre los datos personales que confían a terceros.

Debido a este cambio y a otras mejoras identificadas, hemos diseñado un nuevo módulo legal que dará una mayor cobertura a nuestros clientes en todos los aspectos legales implicados en la organización y gestión de eventos.

Este nuevo módulo y funcionalidad está ya disponible para todos tus eventos y es fácilmente configurable por los administradores y organizadores de los mismos.

Sólo SYMPOSIUM ofrece una marco legal integro para la organización de tus eventos

Política de privacidad LOPD

Configura la política de privacidad y crea plantillas.

Ahora los administradores pueden definir múltiples plantillas con el texto legal LOPD, describiendo así la política de privacidad aplicable a los datos de carácter personal recopilados a través de los formularios de inscripción de los eventos. De esta manera protegemos los datos de los asistentes y cumplimos escrupulosamente con la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Aviso legal

Define el aviso legal de la plataforma.

Con el nuevo módulo podrás configurar tu propio Aviso legal, es decir, el texto que identifica al propietario de la plataforma, sus responsabilidades, los derechos del usuario y que estará siempre accesible desde tu portal de eventos.

Políticas de pago y devolución

Crea textos legales para las políticas de pago y devolución.

Con esta nueva funcionalidad podrás configurar distintos textos legales para establecer las políticas de pago y devolución de cada uno de los receptores de pago. Así pautamos fácilmente las diferentes políticas sobre los pagos que se produzcan en nuestros eventos e inscripciones.

Aviso para autores 

Establece el marco legal que ampare la recepción de documentación científica.

Gracias al módulo Legal, podrás configurar los avisos legales a autores, copyright y normas para la remisión de documentación científica, es muy sencillo. Así podrás definir las características y condiciones de la documentación recibida en los diferentes eventos de manera sencilla.

 

Esta nueva funcionalidad está disponible de forma gratuita para todos los usuarios de SYMPOSIUM.

 

WEBINAR FORMATIVO 23/11/2017

D. Juan Carlos Sánchez Hernández, responsable de seguridad y correo electrónico en el servicio de planificación informática y comunicaciones de la UPM

El pasado mes de marzo, la Universidad Politécnica de Madrid (UPM), realizó una batería de pruebas sobre los servicios https ofrecidos en las principales páginas web de su universidad. Entre las páginas comprobadas se encontraba https://eventos.upm.es de Symposium que con la herramienta online de SSLLABS obtuvo un valor en el conjunto de pruebas de “B”.

SSLLABS aplica puntuaciones con la escala americana de puntuación, desde la A (Excellent) hasta F (Fail). La A además se gradúa en A+, A y A-

Identificando una opción de mejora en el “key exchange”, D. Juan Carlos Sánchez Hernández, responsable de seguridad y correo electrónico en el servicio de planificación informática y comunicaciones de la UPM, contactó con Symposium para implantar las mejoras necesarias para mejorar la fortaleza del portal y obtener una calificación A.

 

Estimado Juan Carlos, ¿Por qué es importante que el protocolo http sea seguro? (https)

El tráfico http viaja por la red sin cifrar, lo cual implica que es susceptible de ser interceptado, capturado o modificado por terceros. Esto es un grave inconveniente, especialmente en servicios web con los que se intercambia información confidencial, que viene a solucionarse con el cifrado mediante la implementación de https.

Para ello, hay que dotar al servidor web de certificados, a ser posible reconocidos por los navegadores comunes. Pero no es suficiente; tanto los navegadores que utilizamos como los servidores a que nos conectamos deben estar libres de vulnerabilidades conocidas y configurados de forma que sea imposible -o muy difícil- evadir la seguridad.

Las universidades y webs institucionales ofrecen cada vez más servicios online ¿Cual cree que es la principal amenaza a la seguridad de estas webs y servicios?

En los servicios ofrecidos se debe evaluar la seguridad de los distintos componentes para asegurar que las dimensiones de confidencialidad, integridad, disponibilidad y trazabilidad estén dentro de parámetros admisibles. Como amenazas principales señalaría el acceso o modificación de información por terceros no autorizados o los ataques cuyo objetivo es que el servicio no se de con normalidad (denegación de servicio)

¿Que opinión le merece el nivel de fortaleza alcanzado con los certificados y servicio https de Symposium?

Muy bueno. Se ha elevado, introduciendo las mejoras necesarias para dar un nivel de seguridad adecuado a los usuarios del servicio. Antes ya era seguro, pero ahora el nivel alcanzado permite a los usuarios tener un mayor nivel de confianza. Además el cifrado no se limita a las páginas en que sería imprescindible, como donde se introducen las credenciales de acceso, sino que se extiende a todo el servicio, lo cual lo hace aún más confiable.

¿Que consejos de seguridad le daría al resto de usuarios del portal de eventos?

El usuario se suele considerar el eslabón más débil en la cadena de seguridad. Tanto para el portal de eventos como para cualquier otra navegación web segura es importante siempre tomar algunas precauciones, especialmente antes de facilitar datos personales o credenciales de acceso:

– Utilizar dispositivos de confianza y dotados de medidas de seguridad
– Utilizar siempre versiones actualizadas de los navegadores
– Comprobar que la URL del sitio que se visita coincide con la que se pretende y que comienza por https
– Estar atento a la información de seguridad del sitio web visitado que presenta el navegador. Desconfiar (mucho) si presenta alguna advertencia.

Symposium nació como una herramienta destinada a la organización de eventos y congresos académicos, pero recientemente su crecimiento y posibilidades han hecho que más entidades se interesen por ella para gestionar sus actividades.

Los congresos son, por lo general, las actividades más atractivas para los ámbitos académicos y empresariales con más networking. Symposium habilita sus herramientas principales para simplificar la gestión de este tipo de eventos gracias a su amplio abanico de funcionalidades diseñadas para facilitar estas tareas:

  • Gestión de asistentes e inscripciones
  • Cobros via TPV Virtual, PayPal, transferencia bancaria, …
  • Control de asistencia
  • Comunicaciones con los asistentes
  • Call for papers
  • Revisión y validación de documentación
  • Agenda del evento
  • App para dispositivos Android e iPhone

Si estás pensando en organizar un evento y necesitas una herramienta que te asista en la tarea, contacta con nosotros.

 

Como organizador de eventos, sabrás que uno de los puntos más importantes a tener en cuenta durante la gestión del eventos es el del aforo.

 

En función de la estimación de asistencia para tu evento, necesitarás realizar la gestión del espacio que mejor se adapta a tus necesidades. Sea como fuere, es muy importante que vigiles el aforo desde el primer momento.

Symposium, te ayudará a gestionar aforos globales del espacio  y aforos específicos en función del tipo de inscripción. Desde el menú  de inscripciones

¿No sabes cómo configurar el aforo de tu próximo evento? ¡Nosotros te ayudamos! Consulta tus dudas en  symposium@emagister.com y te ayudaremos.

 

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Hace unos días, leímos con mucho interés el artículo publicado por Isabel Ramis sobre “Cómo “digitalizar” un evento”. Para aquellos que no tuvisteis la oportunidad de hacerlo, aquí os adjuntamos el enlace.

Se nos ocurrió observar a nuestros clientes y ver si estaban ya aplicando las recomendaciones que Isabel comentaba en su artículo. Aquí está el resultado a algunas de sus recomendaciones:

  • Planifica el evento con anticipación

La Universidad de Murcia ya anuncia y difunde su 5º Congreso de la Sociedad Española de Biología Evolutiva (SESBE) que se celebrará en 2016.

  • Aprovecha tu canal Youtube

Si un evento podemos y debemos destacar, por el aprovechamiento que hizo de sus canales, fué el organizado por la Universidad Pontificia de Comillas, Congreso Internacional Teresiano . Sin duda, un ejemplo de como optimizar al máximo su canal en youtube.

  • Hashtag

Sin duda, nuestros usuarios han sabido sacar provecho del uso que ofrecen las redes para incrementar la visibilidad de sus eventos. Aquí van dos ejemplos:

 

V Jornadas Castellanoleonesas de Terapia Ocupacional “…CONECTANDO”

XXII Asamblea anual de REBIUN en 2014

 

Próximamente os contaremos como han resulto las inscripciones con código QR sin impresión de papel.

Nuestros clientes avanzan, están entendiendo que está sucediendo en su mercado adaptándose rápidamente e incorporando ideas que impulsen el cambio. Felicidades a todos nuestros clientes, están haciendo un buen trabajo..

 

 

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Con la herramienta mapa podemos añadir hoteles, restaurantes y otras sedes asociadas a tu evento.

Es importante que los asistentes a un evento sepan cómo localizar los puntos de interés que nosotros deseemos, en nuestro caso de ejemplo tendremos 3 sedes del evento durante los días que dura, además hemos concertado con 4 hoteles diferentes el alojamiento de los asistentes.

Vamos a usar para esto la herramienta de mapa.

Herramienta mapa

 

En el mapa que tenemos disponible, podremos ver un icono localizando la sede principal de nuestro evento. Vamos ahora a añadir ahora dos sedes más a nuestro mapa. Para esto hacemos clic sobre el botón de marcador y nos movemos con el mapa para situarnos en el punto de la nueva localización, y hacemos clic para situar este nuevo punto. Cuando hacemos clic sobre el icono del marcador, el cursor cambia a una cruz, con lo que podremos hacer clic en un punto del mapa para añadir un nuevo marcador.

Marcador sede

 

Una vez hacemos clic en Aceptar, quedará añadido a nuestro mapa de lugares asociados a nuestro evento. Añadimos entonces los marcadores de los hoteles, al igual que hemos añadido las sedes, haremos lo mismo con nuestros 4 hoteles. Como se puede ver se puede seleccionar el icono, para indicar que el marcador hace referencia a un hotel. También podremos añadir marcadores para indicar restaurantes, estaciones de tren o aeropuertos y demás.

Una vez guardamos los cambios veremos en un listado todos los lugares añadidos a nuestro mapa.

hoteles mapa

 

Una vez añadimos estos lugares en el mapa, el mapa asociado a nuestro evento permitirá a todos los asistentes poder encontrar los lugares a los que desplazarse, utilizar Google Maps para llevarles a su destino usando Google Navigation o acceder desde nuestro móvil con la aplicación móvil de Symposium.